Электронный документооборот счетов-фактур. Как учитывать электронные счета-фактуры? Как можно получить электронную счет фактуру

Девятый пункт 169 статьи НК РФ позволяет продавцу и покупателю обмениваться счетами-фактурами в электронном виде. Электронные счета-фактуры полностью заменяют собой бумажную документацию, упрощая и ускоряя процедуру обмена документами.

Преимущества для участников использующих электронные счета-фактуры

Электронный счет-фактура доставляется покупателю почти моментально после выписки, отпадает необходимость доставлять его клиенту на бумаге, достаточно воспользоваться услугами специализированных компаний, обеспечивающих надежную и быструю взаимосвязь между контрагентами в вопросах передачи сформированных счетов-фактур, их изменения и исправления. Данные компании именуются Операторами электронного документооборота и связывают продавца и покупателя высокоскоростными телекоммуникационными каналами.

В случае оформления бумажного счета-фактуры, его нужно удобным способом транспортировать до клиента, однако это не всегда удобно для сторон. Хорошо, если счет-фактура прикладывается к прочей отгрузочной документации с отправляемыми ТМЦ. Если же покупатель перечисляет аванс, в ответ на который также необходимо выставлять в 5-тидневный срок счет-фактуру, то процедура передачи бумажных документов усложняется – продавцу нужно искать способы доставить бумагу до клиента, а это дополнительные затраты денег и времени. Выгодная альтернатива бумажным счетам-фактурам – передача электронным способом через Оператора.

Изменения с апреля 2016 года

Приказ Минфина №174н от 10.11.15 определяет, как осуществляется процедура электронной взаимосвязи двух участников деловых отношений при формировании счетов-фактур. Положения этого приказа начинают действовать с начала апреля 2016 года.

Как перейти на электронные счета-фактуры?

Прежде всего, сторонам нужно согласовать этот момент между собой. Для этого лучше оформить письменное соглашение, в котором будет прописано согласие сторон на замену бумажных счетов-фактур электронными.

Электронные счета-фактуры: соглашение об обмене

Пример соглашения об обмене электронными счетами-фактуры

Если участники деловых отношений взаимно согласны на электронную передачу счетов-фактур, то следует:

Убедиться, что обе стороны обладают требуемыми техническими возможностями для взаимной передачи и получения документации электронным способом;
Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП) обоими участниками для заверения счетов-фактур и другой документации, подлежащей оформлению в процедуре электронной взаимосвязи (извещения, уведомления);
Выбрать надежного Оператора электронного документооборота (допускается одновременное использование нескольких операторов);
Заключить с Оператором договор, направив ему заявление с реквизитами, прописанными в подпункте б пункта 2.1 приказа №174н;
Получить у Оператора необходимые сведения для использования электронных каналов связи в процессе обмена счетами-фактурами (идентификатор, параметры доступа и прочие данные).

Получение УКЭП предполагает оформление сертификатов квалифицированного типа для ключей электронных подписей в специализированных компаниях, данная процедура регламентируется законом №63-ФЗ от 06.04.11. Сертификаты получаются на тех представителей компании, которые будут подписывать счета-фактуры. Право заверения счетов-фактур, передаваемое ответственным лицам, должно подтверждаться доверенностью или приказом.

Сведения о том, что два экономических субъекта будут участвовать в электронном обмене счетами-фактурами, Оператором передаются в ФНС – в отделение, где каждый субъект числится на учете. Данная процедура осуществляется в 3-хдневный срок с момента подключения клиентов к электронным каналам связи.

При изменении реквизитов компании следует в трехдневный срок проинформировать об этом Оператора посредством направления заявления. Получив документ заявительного характера, Оператор в срок до трех дней вносит указанные корректировки в реквизиты участника электронной связи.

Сторонам нужно учесть такие моменты:

Каждый счет-фактура должен передаваться отдельно как самостоятельный документ;
Вся формируемая в процедуре электронная документация подлежит заверению УКЭП;
День выписки счета-фактуры – дата, отраженная в подтверждении Оператора о поступлении от продавца файла;
День получения счета-фактуры – дата из подтверждения Оператора о передаче файла с документом покупателю;
Недочеты технического характера исправляются в счете-фактуре путем передачи покупателем уведомления о корректировках продавцу через Оператора;
Исправленный счет-фактура повторно отправляется покупателю через Оператора.

Процесс отправки электронного счета-фактуры покупателю с апреля 2016 г.

Субъект	Действие
1. Продавец	Для передачи счета-фактуры (с/ф) клиенту: Выписывает электронный с/ф; Убеждается в действительности своей УКЭП; Заверяет счет-фактуру посредством УКЭП; Зашифровывает содержимое документа при желании; Отправляет файл с электронным бланком Оператору; Сохраняет у себя сформированный электронный с/ф.
2. Оператор	Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от продавца: Передает продавцу подтверждение, подписанное УКЭП, о поступлении с/ф с указанием даты; Сохраняет у себя это подтверждение; Передает покупателю файл с электронным с/ф; Отправляет покупателю подтверждение с датой передачи файла, подписанное УКЭП; Сохраняет у себя это подтверждение.
3. Покупатель	Не позднее следующих суток с момента получения с/ф от Оператора: Проверяет полученный с/ф на соответствие всем требованиям и актуальность электронной подписи; Подготавливает и заверяет УКЭП извещение о получении электронного с/ф (не обязательно, по согласию сторон); Отправляет это извещение Оператору; Сохраняет у себя извещение. Не позднее следующих суток с момента получения подтверждения с датой отправки с/ф: Составляет извещение о получении подтверждения Оператора; Заверяет его УКЭП и отправляет Оператору.
4. Продавец	В ответ на подтверждение Оператора с датой получения с/ф: Составляет извещение о получении подтверждения; Заверяет извещение УКЭП и передает Оператору.
5. Оператор	Проверяет и сохраняет извещение продавца. В ответ на извещение покупателя о получении с/ф: Сохраняет его и передает продавцу; Формирует подтверждение для покупателя о том, что извещение отправлено продавцу; Заверяет подтверждение УКЭП и передает его покупателю. Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении подтверждения с датой отправки с/ф.
6. Продавец	Проверяет и сохраняет извещение покупателя о получении с/ф.
7. Покупатель	В ответ на подтверждение об отправке извещения покупателя продавцу: Составляет извещение о получении этого подтверждения; Заверяет извещение и передает Оператору.
8. Оператор	Проверяет и сохраняет последнее извещение покупателя.

Все документы, извещения, подтверждения заверяются УКЭП;
Все электронные форматы документов сохраняются каждым участником электронных отношений.

По факту выполненной процедуры по перемещению счета-фактуры стороны должны иметь следующую сохраненную документацию с УКЭП.

Продавец:

Сформированный счет-фактура;
Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем поступления файла с электронным с/ф от продавца;
Извещение покупателя о том, что к нему доставлен файл с электронным с/ф (если стороны договорились, что этот документ необходим).

Покупатель:

Предъявленный счет-фактура;
Подтверждение, предоставленное Оператором, с прописанным днем отправки файла с электронным с/ф покупателю;
Подтверждение, предоставленное Оператором, о доставке извещение о получении с/ф покупателем продавцу.

Процесс исправления электронного счета-фактуры

Последовательность действий участников:

Субъект	Действие
1. Покупатель	Для информирования продавца о необходимости исправления: Подготавливает уведомление о корректировке счета-фактуры; Заверяет его и передает Оператору; Сохраняет уведомление у себя.
2. Оператор	Передает уведомление покупателя продавцу.
3. Продавец	В ответ на полученное уведомление: Подготавливает извещение о получении уведомления; Заверяет его УКЭП и отправляет Оператору; Сохраняет извещение у себя.
4. Оператор	Передает извещение продавца покупателю.
5. Продавец	Исправляет с/ф и заново проводит процедуру отправки.

Аналогичным образом отправляются корректировочные счета-фактуры. Электронные формы стандартного и корректировочного бланков можно найти в приказе №ММВ-7-6/93@ от 04.03.15, утвержденном налоговым органом.

Приведенный процесс обмена электронной документацией закреплен в приказе №174н и действует с начала второго квартала 2016 года.

Здесь надо добавить, что месяцем ранее Приказом ФНС России от 30.01.2012 № ММВ-7-6/36@ были утверждены электронные форматы документов, подтверждающих факты отправки и получения электронных счетов-фактур участниками обмена.

Сама форма счета-фактуры, в том числе корректировочного, и правила его заполнения, применяемые в настоящее время, утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Преимущества электронных счетов-фактур

Несомненным плюсом электронного документооборота является его оперативность. Если раньше пересылка оригинальных (бумажных) документов контрагенту, находящемуся в другом регионе, занимала значительное время (дни, а то и недели), теперь на это у компании будут уходить буквально считанные минуты. Причем контрагент по правилам электронного документооборота должен оперативно (что также немаловажно) уведомить о получении того или иного документа. Пересылать электронные счета-фактуры по каналам ТКС отныне можно и инспекторам, что также существенно упрощает процедуру проведения меро-приятий налогового контроля.

Кроме того, обмен электронными счетами-фактурами и другими документами позволит компаниям перейти на безбумажную форму работы, что, в свою очередь, приведет к уменьшению как минимум двух статей затрат - канцелярских и почтовых расходов. Ведь в этом случае компании не придется оформлять большое количество бумажных счетов-фактур и тратиться на их доставку (передачу) контрагентам почтой или курьером. Кроме того, использование электронного документооборота позволит компании оптимизировать свой внутренний документооборот и улучшить качество управления, что в конечном итоге не может не сказаться на прибыльности ее бизнеса.

Помимо очевидных экономических и временных выгод, которые плательщики НДС могут извлечь из обмена электронными документами, есть еще один немаловажный фактор, свидетельствующий о бесспорном преимуществе данного способа обмена до-кументами. Он позволит избежать ряда ошибок, допускаемых при составлении счетов-фактур, которые зачастую становятся причиной отказа плательщику в вычете «входного» НДС. Но, прежде чем анализировать эти ошибки, скажем несколько слов непосредственно об организации самого процесса обмена.

Процесс обмена электронными счетами-фактурами

Решение - переходить или нет на электронный документооборот - компания должна принять сама, такой переход не является обязанностью. Как подчеркнуто в Письме Минфина России от 01.08.2011 № 03 07 09/26, используемая в п. 1 ст. 169 НК РФ формулировка «по взаимному согласию сторон сделки» означает добровольность применения электронной формы составления и выставления счета-фактуры. Иными словами, в случае поло-жительного решения компании необходимо согласовать указанный момент со своими контрагентами, которым она планирует направлять счета-фактуры по ТКС. При этом способ выражения взаимного согласия сторон сделок на составление счетов-фактур в электронном виде Налоговый кодекс не регулирует. Следова-тельно, такое согласие может быть оформлено с учетом применяемых в предпринимательской деятельности правил, обычаев делового оборота, то есть посредством обмена соответствующими документами, из которых явно следует волеизъявление сторон по данному вопросу.

Но это не единственное соглашение, которое надлежит оформить компании, решившей стать участником обмена электронными документами. Есть еще третий участник процесса - оператор, без которого обмен электронными счетами-фактурами невозможен (п. 1.3 Порядка). Стороны, участвующие в обмене электронными документами, вправе заключить соглашение как с одним оператором, так и с разными (то есть посредников в процессе обмена может быть два - оператор продавца и оператор покупателя). В любом случае для успешного обмена электронными счетами-фактурами необходимо, чтобы у операторов и участников обмена были совместимые технические средства и возможности для приема и обработки информации (это условие прописано в п. 1 ст. 169 НК РФ). Несомненно, этот вопрос компании нужно выяснить заранее, иначе обмен может просто не состояться.

Форматы электронных документов, передаваемых в процессе обмена, согласно Приказу ФНС России № ММВ-7-6/138@ должны содержать идентификатор оператора. Добавим, порядок присоединения оператора к сети доверенных операторов элек-тронного документооборота также определен сравнительно не-давно - Приказом ФНС России от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@.

Для полноценного обмена документами в электронном виде компания должна получить в удостоверяющем центре сертификаты ключей электронной цифровой подписи. Таких центров на сегодняшний день существует довольно много, с полным их перечнем можно ознакомиться на сайте ФНС (www.nalog.ru/html/docs/udost_centr.xls). Как правило, сертификат ЭЦП выдается на имя руководителя компании или иного лица, которое имеет право подписывать счета-фактуры. Здесь нужно напомнить, что отношения в области использования ЭЦП при совершении юридически значимых действий регулирует Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Сам процесс электронного обмена довольно подробно прописан в Приказе Минфина России № 50н. При этом электронный документооборот по каждому счету-фактуре осуществляется отдельно (п. 1.9 Порядка). Это означает, что по каждому счету-фактуре необходимо произвести все действия и составить все сопутствующие документы, определенные данным приказом. В двух словах действия участников обмена выглядят так:

продавец составляет электронный счет-фактуру в формате,
утвержденном ФНС (то есть либо выгружает его из бухгалтерской программы, либо заполняет в специальной программе оператора), затем подписывает счет-фактуру при помощи ЭЦП, отправляет своему оператору и ожидает от него подтверждения получения (п. 2.4 Порядка). При поступлении указанного подтверждения продавец направляет оператору извещение о его получении;
оператор при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде не позднее следующего рабочего дня направляет компании-продавцу подтверждение получения счета-фактуры. В подтверждении указываются время и дата поступления файла (п. 1.10 Порядка). Сам файл со счетом-фактурой пересылается оператору покупателя;
оператор покупателя пересылает файл со счетом-фактурой покупателю и ему же отправляет подтверждение (п. 1.11 Порядка);
покупатель, получив счет-фактуру, отправляет продавцу извещение об этом, которое проходит через двух операторов.

Отметим, все документы (а не только электронные счета-фактуры), составляемые сторонами в процессе выставления и получения счетов-фактур, подписываются ЭЦП соответствую-щего участника (п. 2.4 - 2.15, 2.17 Порядка). Как упоминалось выше, форматы документов, подтверждающих даты отправки и получения электронных счетов-фактур, утверждены Приказом ФНС России № ММВ-7-6/36@. Помимо этого, данным приказом утверждены форматы информационного сообщения об участнике электронного документооборота по счетам-фактурам, извещения о получении электронного документа и уведомления об уточнении электронного документа.

Здесь также нужно добавить, что компании выгодно переводить в электронный формат сразу весь документооборот. Нет смысла отправлять счета-фактуры через оператора, а первичные документы - накладные и акты - курьером или почтой, поскольку в таком случае ни экономии времени, ни снижения затрат на пересылку и хранение документов не будет. Тем более что этому в настоящее время ничто не препятствует - не так давно налоговое ве-домство подготовило и утвердило Приказом от 21.03.2012 № ММВ-7-6/172@ электронные форматы первичных документов, в частности акта приемки-сдачи работ (оказания услуг) и накладной по форме № ТОРГ-12.

Очевидно, возможности электронного документооборота будут расширяться и далее. Например, в Письме Минфина России от 11.01.2012 № 03 02 07/1-2 подчеркнуто, что первичный до-кумент, оформленный в электронном виде и подписанный ЭЦП, является полноценным документом, подтверждающим расходы, осуществленные налогоплательщиком. Подобный вывод чинов-ников обоснован ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ. В ней, в частности, сказано, что информация в электронной форме, подписанная квалифицированной ЭЦП, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе. Добавим, в новом Законе о бухгалтерском учете, который начнет действовать 1 января 2013 года, требования об использовании официально утвержденных форм первичных документов больше нет. Остались лишь обязательные реквизиты, они приведены в п. 1 ст. 9. А в пункте 5 данной статьи прямо разрешено использовать при подписании первичной учетной документации ЭЦП. При этом обязанность делать бумажную копию электронного документа по требованию контрагента сохранилась (она определена п. 6 ст. 9 названного закона). Впрочем, рассчитывать на то, что процесс внедрения электронного документооборота пройдет просто и быстро, нельзя. Причиной тому - как недостатки (нехватка) технической базы контрагентов (и операторов), так и определенные психологические барьеры - цифровой формат документа вызывает некоторое недоверие, поскольку опровергает уже устоявшийся принцип относительно «обязательного наличия бумажки». Поэтому какое-то время компаниям, решившим перейти на новый формат документооборота, по-видимому, придется совмещать электронные технологии и бумажный вариант обмена документами с контрагентами.

Каких проблем с вычетом НДС можно избежать

Теперь, как было обещано ранее, проанализируем, каких рас-пространенных ошибок при составлении счетов-фактур можно не опасаться (в рамках реализации права плательщика НДС на вычет), если использовать электронные счета-фактуры.

Неверное указание обязательных реквизитов

На практике при заполнении счета-фактуры (в том числе кор-ректировочного) могут быть допущены различные ошибки, однако только некоторые из них являются основанием для отказа в вычете НДС покупателю или продавцу. Согласно п. 2 ст. 169 НК РФ в вычете может быть отказано, если ошибки в счете-фактуре (корректировочном счете-фактуре) не позволяют налоговым органам при проведении проверок идентифицировать продавца или покупателя (Письмо Минфина России от 24.04.2012 № 03 07 09/41). В частности, в счете-фактуре обязательно должны быть указаны ИНН продавца и покупателя (пп. 2 п. 5 ст. 169 НК РФ). Подобные ошибки, конечно, не носят систематического характера, тем не менее налогоплательщики их допускают. И такие ошибки зачастую выявляются не сразу. В лучшем случае они влекут (если их выявят сами контрагенты) внесение исправлений в выставленные счета-фактуры (или их замену на правильно оформленные документы), в худшем - такие ошибки (в случае их выявления налоговым органом в ходе налоговой проверки) чреваты гарантированным отказом в вычете.

При обмене электронными счетами-фактурами подобная ошибка в принципе невозможна, так как при отправке документа программа сверит указанные в нем сведения со справочником ЕГРЮЛ. Помимо этого, программное обеспечение не допустит отправки документа, если в нем не будут заполнены все обязательные реквизиты (поля) или допущены иные ошибки при их заполнении. Например, указана ставка налога 10%, а сумма налога рассчитана исходя из ставки 18% или по расчетной ставке 18/118. При составлении счетов-фактур вручную вероятность совершения подобных ошибок достаточно велика.

Отсутствие подписей или их расшифровки

По общему правилу счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными на то лицами (п. 6 ст. 169 НК РФ).

Обратите внимание:

Если подпись на документе могут ставить и другие уполномоченные лица, это право должно быть закреплено приказом или доверенностью от имени компании. В главе 21 НК РФ не запрещается указывать в счетах-фактурах дополнительные реквизиты (сведения), в том числе должность уполномо-ченного лица, подписавшего соответствующий счет-фактуру (Письмо Минфина России от 23.04.2012 № 03 07 09/39).

Однако отсутствие подписи главного бухгалтера может лишить компанию возможности применить вычет (постановления ФАС ПО от 19.05.2011 № А65-20359/2010, ФАС СКО от 09.04.2010 № А15-2130/2008). Исключением является ситу-ация, когда в штате налогоплательщика такая должность отсут-ствует (см. Постановление ФАС ВСО от 12.04.2011 № А19-11133/08). Помимо проверки самого факта наличия подписей, контролирующие органы во время проверок зачастую сверяют подписи на экземплярах покупателя и поставщика (см., например, Постановление ФАС МО от 10.03.2010 № КА-А40/1521-10).

Неоднозначна ситуация и с использованием факсимильной подписи на счетах-фактурах - налоговики нередко отказывают в вычете по таким документам, и их поддерживают суды (см., например, постановления Президиума ВАС РФ от 27.09.2011 № 4134/11, ФАС СЗО от 11.04.2012 № А56-69600/2010, ФАС ВВО от 11.07.2011 № А11-4080/2010). Это объясняется тем, что налоговым законодательством возможности использовать факсимиле не предусмотрено, вследствие чего контролирующие органы считают наличие факсимиле на счете-фактуре нарушением п. 6 ст. 169 НК РФ. Помимо упомянутых решений, вывод о неправомерности подобного подписания счетов-фактур содержится в Письме Минфина России от 01.06.2010 № 03 07 09/33. Однако в арбитражной практике до сих пор встреча-ются противоположные решения (см., например, Постановление ФАС МО от 07.03.2012 № А40-128912/10 127 739).

В электронном счете-фактуре допустить все вышеперечисленные ошибки невозможно. На электронном документе ставится только одна электронная подпись - руководителя организации или уполномоченного лица. Такая подпись изначально уникальна для каждого владельца и содержит исчерпывающие сведения о лице, подписавшем документ, - ФИО, должность, которые за-полняются при выдаче электронной подписи владельцу. Подобная информация позволяет достоверно установить лицо, подписавшее счет-фактуру. Значит, претензии насчет расхождений в подписях одного и того же уполномоченного лица исключены вовсе. Более того, электронный счет-фактура составляется в одном экземпляре, хотя доступ к нему имеют все участники электронного документооборота. Впрочем, даже если экземпляров документа будет два, электронные подписи одного владельца, проставленные на них, будут абсолютно идентичны.

Электронный документооборот также позволит избежать пре-тензий контролирующих органов по поводу того, что документ подписан не уполномоченным на совершение подобных действий лицом (в частности, при отсутствии приказа или доверенности, подтверждающих его полномочия), поскольку сертификат ЭЦП выдается на имя лица, обладающего соответствующими полно-мочиями. До сих пор споры по этому поводу разрешаются в пользу как налогоплательщиков (постановления Президиума ВАС РФ от 20.04.2010 № 18162/09, ФАС УО от 13.02.2012 № Ф09-10074/11, ФАС СЗО от 25.01.2012 № А05-2340/2011, ФАС ЦО от 05.08.2011 № А64-4898/2010), так и налоговых ор-ганов (постановления ФАС ПО от 07.02.2012 № А55-11080/2011, ФАС ДВО от 29.08.2011 № Ф03-3821/2011 , ФАС МО от 20.05.2011 № КА-А40/4356-11). Добавим, исход подобных споров в суде зависит от их конкретных обстоятельств, а также от того, насколько убедительные доводы представит каждая из сторон.

«Опоздавшие» счета-фактуры

На практике довольно часто возникают ситуации, когда сче-та-фактуры поступают покупателю с опозданием, то есть в налоговом периоде, следующем за периодом, когда товары (работы и услуги) были им приобретены и оприходованы. Нало-говый кодекс данный момент (в части периода применения вычета) не определяет. Официальная позиция Минфина на этот счет заключается в следующем: вычет нужно заявлять в том налоговом периоде, в котором фактически был получен счет-фактура. Даты выставления счетов-фактур и оприходования товаров (работ, услуг) значения в данном случае не имеют (письма от 03.02.2011 № 03 07 09/02, от 22.12.2010 № 03 03 06/1/794). Правомерность такого подхода подтверждает и арбитражная практика, в которой высказывается мнение, что вычет «входного» налога может быть заявлен лишь в том периоде, в котором выполнены все перечисленные в ст. 172 НК РФ условия (см. постановления ФАС СКО от 21.04.2011 № А53-14613/2010, ФАС МО от 24.08.2011 № КА-А41/9191-11). Например, в Определении ВАС РФ от 19.07.2010 № ВАС-8735/10 высказана следующая точка зрения: по смыслу ст. 171 и 172 НК РФ налогоплательщик не вправе применить налоговый вычет до того момента, когда будет соблюдена совокупность условий: поступление к нему счета-фактуры и принятие им товара к учету. Эти события могут не совпадать по времени, но получение выставленного сче-та-фактуры не в том налоговом периоде, в котором была совер-шена операция, а в более позднем не исключает возможности применения налогового вычета (см. также Постановление ФАС СКО от 04.04.2012 № А20-246/2011).

В любом случае в качестве доказательства правомерности применения вычета (особенно на стыке налоговых периодов) налогоплательщику приходится хранить конверты со штемпелем почтового отделения, вести журналы входящей корреспонденции. Плательщику НДС сложнее доказать свое право на вычет в спорной ситуации, если эти документы утрачены или отсутствуют вовсе.

Проблема вычета по «опоздавшему» счету-фактуре решается довольно легко, если использовать электронный формат доку-ментов. В пункте 1.11 Порядка введено понятие «дата получения счета-фактуры» - это дата, которую оператор фиксирует в подтверждении, направляя электронный счет-фактуру покупа-телю. Именно ее необходимо указывать в журнале учета полу-ченных счетов-фактур, она и будет являться доказательством момента получения документа. При этом счет-фактура считается полученным при наличии извещения покупателя (подписанного ЭЦП) о получении данного документа, подтвержденного оператором.

Несвоевременное выставление счета-фактуры

Конечно, нарушение установленного п. 3 ст. 168 НК РФ срока для выставления счета-фактуры нельзя назвать типичной причиной отказа налогового органа в предоставлении покупателю вычета «входного» налога. Однако судебная практика убеждает нас в том, что такие споры все же случаются. Их суть состоит в следующем.

Пункт 5 ст. 169 НК РФ содержит перечень обязательных рек-визитов, которые должен содержать счет-фактура. Среди них указана лишь одна дата - составления счета-фактуры (пп. 1 названного пункта), то есть та дата, когда документ был оформлен или выписан. А в пункте 3 ст. 168 НК РФ говорится о необходимости соблюдения пятидневного срока со дня отгрузки товаров (выполнения работ, оказания услуг) для выставления счета-фактуры покупателю.

Глаголы «составлять» и «выставлять», используемые в приведенных нормах, являясь однокоренными, все же несут разную смысловую нагрузку, поэтому теоретически даты могут не совпадать. Как следствие - при бумажном документообороте счетов-фактур возникают споры о том, действительно ли счет-фактура был выставлен (отправлен) получателю в пятидневный срок.

Минфин, в свою очередь, в Письме от 09.11.2011 № 03 07 09/39 высказал мнение, что счет-фактура, выписанный с нарушением пятидневного срока со дня отгрузки, не может служить надлежащим подтверждением права покупателя на вычет (см. также Письмо от 17.02.2011 № 03 07 08/44). (Правда, речь в письмах шла о выписке документа до того момента, как товар был отгружен покупателю). Впрочем, в Письме Минфина России от 26.08.2010 № 03 07 11/370 были сделаны аналогичные выводы без указания конкретных обстоятельств, приведших к нарушению срока, установленного п. 3 ст. 168 НК РФ. Значит, выводы, сделанные в последнем письме, можно считать более универсальными.

Все же имеющаяся судебная практика, как правило, указывает на несостоятельность подобных доводов. Суды, принимая решение в пользу плательщиков НДС, обосновывают его тем, что нарушение пятидневного срока для выставления счета-фактуры не указано в п. 2 ст. 169 НК РФ в качестве основания для отказа в вычете «входного» налога (см., например, постановления ФАС ПО от 08.09.2010 № А55-14066/2009, ФАС СКО от 24.08.2009 № А53-19676/2008-С5-23).

Несмотря на то что судебная практика по данному вопросу в большинстве своем складывается в пользу налогоплательщиков, применение электронных документов позволит избежать подобных проблем вовсе. Так, в п. 1.10 Порядка определено, что датой выставления электронного счета-фактуры считается день поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота. То есть в реквизитах электронного сче-та-фактуры указывается дата составления, а дата выставления определяется и вносится в журнал на основании сведений, ука-занных в подтверждении оператора, через которого отправлен документ. При этом счет-фактура считается выставленным, если продавцу пришли от оператора подтверждение и от покупателя извещение о получении файла со счетом-фактурой.

Что касается бумажного оформления счетов-фактур, плательщик НДС также может минимизировать вышеназванные риски, если воспользуется разъяснениями, данными в Письме Минфина России от 16.05.2012 № 03 07 09/57. В нем, в частности, чиновники рекомендуют в графе «Дата выставления» в журнале учета счетов-фактур указывать дату составления сче-та-фактуры.

Внесение исправлений в счет-фактуру

Как известно, счет-фактура составляется (в бумажном вари-анте) в двух экземплярах: один для покупателя, другой для продавца. Оба обладают одинаковой юридической силой и являются подтверждающим документом факта совершения сделки для каждой из ее сторон. Оба экземпляра, разумеется, должны быть идентичными. То есть счет-фактура, по которому покупатель предъявляет НДС к вычету, должен полностью соот-ветствовать счету-фактуре, на основании которого продавец начисляет налог в бюджет (письма УФНС по г. Москве от 30.01.2008 № 19-11/007720, от 14.06.2007 № 19-11/055846).

Тем не менее практика показывает, что сведения, указанные в них, могут отличаться. Если экземпляры счетов-фактур продавца и покупателя не идентичны из-за внесенных в них одной из сторон сделки исправлений, налоговые органы могут отказать в вычете, правда, лишь в случае исправления тех сведений, которые абз. 2 п. 2 ст. 169 НК РФ указаны в качестве оснований для отказа в вычете (например, расхождения в наименовании товара, его стоимости, налоговой ставке). Если расхождения являются незначительными, суды не усматривают оснований для отказа в вычете «входного» налога. Как подчеркнуто в Постановлении ФАС МО от 09.03.2010 № КА-А40/1449-10, действующее налоговое законодательство не устанавливает обязанности налогоплательщика и не предоставляет ему возможности проверять правильность оформления экземпляра счета-фактуры, остающегося у контрагента.

Таким образом, уж если вносить исправления, то в оба экземпляра (Письмо Минфина России от 20.08.2010 № 03 07 11/359). Однако и в этом случае плательщику НДС не гарантировано отсутствие споров с контролерами, поскольку возникает другой вопрос: в каком налоговом периоде нужно при-менять вычет по исправленному счету-фактуре?

Минфин настаивает, что право на вычет «входного» НДС у покупателя возникает только в том налоговом периоде, когда был получен исправленный (бумажный) счет-фактура. При этом чиновники считают, что любое исправление в счете-фактуре должно осуществляться через процедуру аннулирования его и дополнительных листов книги покупок (письма Минфина России от 26.07.2011 № 03 07 11/196, от 13.11.2010 № 03 07 11/436, от 23.07.2010 № 03 07 11/305). То же самое было сказано в Письме ФНС России от 01.04.2010 № 3 0 06/63.

Арбитражная практика по данному вопросу представлена решениями, в которых высказаны различные мнения относительно периода применения вычета. Есть решения, в которых суды поддерживают чиновников (см. постановления ФАС ПО от 30.11.2010 № А65-17164/2009, ФАС ВСО от 02.07.2010 № А19-4798/10). Иная точка зрения (заключаю-щаяся в том, что момент применения налоговых вычетов не связан с моментом внесения исправлений в счета-фактуры) отражена, например, в Определении ВАС РФ от 12.07.2010 № ВАС-9262/10, постановлениях ФАС УО от 24.05.2011 № Ф09-1652/11-С2, ФАС СКО от 11.03.2010 № А15-1709/2009). Ранее аналогичные выводы были сделаны высшими арбитрами в постановлениях от 03.06.2008 № 615/08, от 04.03.2008 № 14227/07.

В случае с электронным документом создается единственный файл со счетом-фактурой, доступ к которому имеют оба участника документооборота. Поэтому расхождений в сведениях, отраженных в нем, технически быть не может. Покупатель получает тот вариант документа, который подготовил и отправил продавец. Что касается процедуры внесения исправлений в счет-фактуру, она регламентирована п. 1.12 Порядка и осуществляется с ведома обоих участников обмена электронными документами. Так, покупатель, желающий внести исправления в полученный документ, направляет через оператора уведомление об уточнении. Продавец, в свою очередь, исправив указанные в уведомлении ошибки, направляет исправленный счет-фактуру покупателю, совершив заново все действия, предписанные настоящим Порядком. При этом оператор документально фиксирует каждый этап корректировки (п. 2.16, 2.18, 2.20, 2.23 Порядка).

«Ложка дегтя»

Теперь об обещанной «ложке дегтя». Как это ни странно, именно преимущества электронного документооборота - оперативность, достоверность и предельная прозрачность - являются и негативной (если можно так выразиться) стороной процесса обмена электронными документами. Дело в том, что процедура оформления и пересылки электронных счетов-фактур, определенная Порядком, не позволит контрагентам выставить счет-фактуру задним числом. При обмене бумажными документами такой способ используется налогоплательщиками достаточно активно (поскольку позволяет скрыть определенные огрехи, допущенные при оформлении документов), тогда как процесс обмена электронными документами довольно прозрачен, более того, все действия фиксируются не только непосредственными участниками обмена, но и независимой стороной - оператором. Поэтому абсолютно все варианты составленных счетов-фактур будут доступны для налогового контроля. Следовательно, пла-тельщикам НДС нужно уделять пристальное внимание порядку отражения исправленных электронных документов в книгах покупок и продаж, а также в соответствующих журналах. Кроме того, цифровой формат документов не позволит применить вычет по НДС в месяце предоставления услуг (например, услуг связи) их приобретателю, поскольку счет-фактура в любом случае по-ступит от контрагента, скорее всего, в следующем месяце, а дата получения документа Порядком теперь фиксируется.

2)Порядок аккредитации таких центров утвержден Приказом Минкомсвязи России от 23.11.2011 № 320. В Минюсте данный приказ зарегистрирован 04.05.2012.

3)Вступает в силу по истечении 10 дней со дня официального опубликования. На момент выхода журнала приказ опубликован не был.

4)Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

5)Эта обязанность закреплена в п. 7 ст. 9 ныне действующего Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

6)Определением ВАС РФ от 01.12.2011 № ВАС-15570/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

7)Определением ВАС РФ от 23.12.2011 № ВАС-14481/11 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

8)В прежней редакции говорилось о дате выписки. Изменения внесены Федераль-ным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ.

9)Определением ВАС РФ от 17.12.2009 № ВАС-16581/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС для пересмотра в порядке надзора.

10)Форма журнала утверждена Постановлением Правительства РФ № 1137.

Налоговый кодекс РФ позволяет выставлять счета-фактуры не только в бумажном виде, но и в электронном. Контрагенты сами решают, каким образом они будут обмениваться документами. Право применять электронную документацию для направления входного к вычету закреплено в девятом пункте сто шестьдесят девятой статьи НК РФ.

Насколько это выгодно и удобно?

Электронные счета-фактуры удобны для обеих сторон. Продавцу нет нужды доставлять до клиента бумажный документ, тратя свое время и деньги, а покупатель получает нужный документ своевременно.

В электронном виде проще вносить изменения в счета-фактуры, исправлять, корректировать документ. Переделанный бланк счета-фактуры поступает покупателю в кратчайшие сроки. Электронные операции могут происходить почти мгновенно, что является существенным достоинством для сторон.

Вместе с тем есть и недостатки у электронного обмен счетами-фактурами. Сторонам нужно потратиться на оформление усиленной квалифицированной электронной подписи. Подготовиться технически к получению и передачи электронной документации, заключить договора с посредником, который возьмет на себя процедуру обмена, оплатить его услуги.

Изменения 2016 года

С апреля 2016 года в силу вступил Приказ Минфина №174н от 10 ноября 2015 года, который установил новые правила осуществления процедуры обмен электронными счетами-фактурами.

Этот документ определил порядок действий каждого участника электронного документооборота: продавца, покупателя и Оператора.

Актуальные формы электронных счетов фактур утверждены приказом №ММВ-7-6/93@ от 04.03.15. Данный приказ ФНС утвердил не только электронную форму стандартного счета-фактуры, но и его корректировочную форму.

Как перейти на электронные счета-фактуры?

Если два субъекта экономических отношений решают выставлять и получать счета-фактуры в электронном виде, то нужно выполнить следующие шаги:

Согласовать это в письменном виде;
Подготовиться технически к приему и передаче электронных счетов-фактур;
Получить усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП);
Подобрать подходящего посредника – Оператора электронного документооборота;
Заполнить и подать заявление на подключение к услугам Оператора;
Заключить договор с Оператором;
Получить от Оператора необходимые данные для подключения – параметры для доступа, идентификатор.

Образец соглашения

Два экономических субъекта – поставщик и клиент, должны договориться об электронном обмене счетами-фактурами. Электронная документация должна полностью заменить бумажную. Договариваться лучше не в словесной форме, а в письменной, чтобы не пришлось в будущем решать проблемы, связанные с недовольством одной из сторон.

Сторонам следует подписать соглашение об участии в электронном документообороте при передаче счетов-фактур. Содержание этого соглашения составляется в свободной форме, при этом в нем нужно указать следующие моменты:

Название бланка;
Дата и место составления;
Реквизиты сторон;
Подтверждение того, что стороны будут обмениваться счетами-фактурами в электронном виде;
Указание на то, что должно быть выполнено требование приказа №174н о подписании документов УКЭП;
Ссылки на законодательные документы, устанавливающие порядок взаимодействия сторон при электронном документообороте;
День вступления соглашения в силу;
Срок действия соглашения;
Подписи сторон, печати.

Текст составляется в свободной форме, для примера предлагаем скачать шаблон соглашения ниже.

Соглашение об обмене электронными счетами-фактурами образец – .

Получение УКЭП

Приказ №174н определил, что подписывать счета-фактуры, извещения, уведомления, формируемые в ходе электронного обмена нужно именно усиленной квалифицированной электронной подписью.

Чтобы иметь возможность выполнить это требование Минфина, следует обратиться в специализированные компании, которые способны создать ключи электронных подписей и выдать квалифицированные сертификаты на них. Ориентироваться тут нужно на Федеральный закон №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

Обычно счет-фактуру подписывает не только руководитель, но и главный бухгалтер (если он есть в компании), а также другие сотрудники. На всех лиц следует получить УКЭП. Кроме того, нужно выписать доверенность, которая позволит представителям компании подписывать электронную документацию. Доверенность может быть заменена распорядительных документом, например, приказом.

Выбор Оператора электронного документооборота и заключение с ним договора

Выбор достаточно большой, стороны могут выбрать более, чем одного Оператора, и заключить с каждым договор о сотрудничестве.

Каждый участник (покупатель и поставщик) должен заполнить заявление и подать его оператору. Как правило, Операторы предлагают готовые бланки заявления с полями для заполнения, остается их только оформить и подать по месту назначения. Заявление содержит основные сведения об экономическом субъекте, его реквизитах и выражает желание подключиться к электронному обмену счетами-фактурами через телекоммуникационные каналы связи.

После того, как будет подписан договор о подключении, Оператор представляет необходимые данные, на основании которых участник подготавливает свои технические средства к приему и передаче электронной документации. Оператору отводится срок в 3 дня с момента подачи заявления, в течение которого он должен передать данные для подключения.

Сведения о том, что стороны будут обмениваться электронными вариантами счетов-фактур подаются в налоговый орган, эта задача ложится на Оператора, покупателю и продавцу никаких действий предпринимать не нужно.

Порядок обмен электронной документацией

Подробная процедура обмена электронными счетами фактурами прописана в приказе №174н. Определяются действия каждой стороны при первичной подаче счета-фактуры, его исправления, подачи корректировочного документа.

Раньше при получении покупателем файла с электронным счетом-фактурой он должен был оформить извещение о свершении этого события. Новый приказ с апреля 2016 года отменил эту обязанность для покупателя. Извещение направляется только в том случае, если обе стороны согласовали этот момент и определили, что документ необходим.

Особенности порядка электронного обмена:

Каждый формируемый документ заверяется УКЭП;
Каждому участнику электронных отношений нужно проверять файлы при поступлении;
Вся оформляемая документация должна сохраняться в электронном виде;
Каждое действие должно подтверждаться оформление подтверждения Оператора;
На каждое подтверждение покупатель и продавец должны направить извещение о том, что они получили подтверждение;
Извещение о поступлении счета-фактуры покупателю оформляется по желанию сторон;
Каждый отдельный счет-фактура должен отправляться обособленно.

Исправление электронных счетов-фактур

Электронный документооборот позволяет быстро исправлять технические ошибки в счетах-фактурах. В зависимости от вида ошибки применяется либо исправленный, либо корректировочный документ.

Если ошибка техническая (опечатка, неправильный расчет), то документ исправляется, при этом покупатель направляет продавцу через Оператора уведомление о необходимости изменить счет-фактуру. Продавец формирует еще один такой же счет-фактуру, указывает номер и дату исправления и передает через Оператора покупателю готовый бланк.

Если ошибка связана с неверным указанием цены, количества, ставки НДС, самой суммы НДС в связи с излишками, недостачей при поставке, согласованном изменении цены, то следует оформлять корректировочный счет-фактуру – самостоятельный документ, который является дополнением основного документа. Направляется корректировочный документ через Оператора так же, как и обычный.

Можно ли компаниям выставлять электронные счета-фактуры? Какие нюансы при этом стоит учитывать, какого порядка придерживаться? Рассмотрим порядок, что установлен нормативной документацией налоговых структур в 2019 году.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Большое количество предприятий по привычке ведут учет документации на бумаге, что становится причиной замедления процесса обмена справками, увеличения затрат на доставку документации, покупку материала.

Решить такие проблемы можно, перейдя на электронный документооборот. Разберемся в особенностях выставления электронного счета-фактуры.

Что нужно знать?

Для чего нужен такой документ, как счет-фактура и когда должен выставляться – это тот вопрос, который должен быть рассмотрен в первую очередь.

Укажем, какие методы формирования документов могут использоваться, а также какими законодательными актами Российской Федерации руководствоваться при желании обмениваться электронными бланками с контрагентами.

Понятия

Основной метод формирования документа

Допускается 2 способа формирования бланка счета-фактуры:

По авансовым платежам метод будет определен в зависимости от условий:

Используют ручной ввод данных и ввод на основании полученных счетов-фактур на перечисление сумм.

Законные основания

Правила подготовки электронного счета-фактуры описаны в Приказе Министерства финансов РФ от 25 апреля 2011 года № 50 н.

Электронный документооборот счетами-фактурами

Электронный счет является юридически значимым документом. Документ, составленный в электронном формате, должен готовиться в 1 экземпляре.

Электронный счет-фактура выглядит так же, как и обычный. Но в первом случае не возникает обязательства сохранять бланки в бумажном виде, о чем говорится в .

Но есть главное отличие – такой бланк может передаваться только через операторов связи электронного документооборота.

Какие еще нюансы организациям, которые уплачивают налог на добавленную стоимость, стоит знать при формировании электронного счета-фактуры в 2019 году.

Кто может формировать электронно?

Счета-фактуры необходимы тем лицам, которые являются плательщиками или совершают операции, что облагаются таким видом налога.

Для выставления электронного счета плательщики должны получить согласие контрагента. Такие счета-фактуры имеет право представлять:

организация, что реализует продукцию;
налоговый агент, что есть в перечне .
комиссионер, агент, что действует в соответствии с интересами принципалов, если продажа или покупка товара осуществляется от себя.

Общие требования

Для признания счета-фактуры в электронном виде юридически значимым стоит соблюсти некоторые правила.

Бланки, подтверждение операторов ЭДО, извещение покупателя о том, что документ получен, должны сохраняться, не нарушая хронологии передачи или получения в конкретном периоде.

Счета-фактуры также хранятся сторонами сделки в течение 4 лет ().

Чтобы составлять электронные счета (о чем говорилось выше), стоит получить согласие второй стороны совершаемой операции по продаже или покупке товара, .

Также должны соответствовать технические возможности компаний. Разберемся, является обмен правом или обязанностью.

Если контрагент не даст согласия, это не будет рассмотрено как уклонение от составления договоров. Ведь обмениваться электронными документами фирмы могут на добровольной основе.

Обмен возможен при использовании сертифицированных средств криптографического типа защиты сведений, которые должны совмещаться со средствами, что применяются в налоговой инспекции .

Допускается выставление и получение бланков в зашифрованной и незашифрованной форме (п. 1.7 Порядка составления электронного счета).

Проводить документооборот можно отдельно по каждому бланку. Ставят ту дату выставления счета, когда он передан операторам от продавцов. Вписывается число оператором.

продавец получил подтверждение от операторов;
поступило извещение о получении документа от фирмы, что приобретает товар

Дата получения бланка – день, когда оператор направил счет покупателям (должно также поступить извещение и подтверждение операторов).

Обязанности продавцов при подготовке электронного счета (последовательность):

необходимо сформировать бланк и проверить электронную подпись (действительна ли она);
ставится электронная подпись;
документ зашифровывается;
бланк направляется покупателю по электронной почте с помощью операторов;
подписанный счет сохраняется.

Когда будет получено подтверждение, продавец должен действовать так:

проверяет, подлинна ли подпись оператора;
готовит извещение о получении подтверждений;
ставит на извещении электронную подпись и отправляет его операторам;
сохраняет документ, что получен от оператора.

Приведем порядок действий покупателей не позже следующего дня после поступления документа:

осуществляется проверка подлинности подписи компании-продавца;
формируется извещение о том, что счет получен;
ставится на извещении электронная подпись;
документ направляется с помощью оператора продавцам;
сохраняется счет-фактура и извещение о том, что счет поступил.

При необходимости внести правки в счет-фактуру организация, покупающая товар, должна представить продавцу уведомление о необходимости уточнить сведения в документе.

Действия будут такими:

создается уведомление;
подписывается;
зашифровывается;
направляется контрагенту;
сохраняется.

После устранения ошибок, продавец направляет бланк счета-фактуры не позже следующего дня. Иногда возникают сложности:

Если фирма, реализующая продукцию, своевременно не получила подтверждение	Об этом стоит уведомить оператора телекоммуникационного канала связи. Это же касается и тех случаев, когда не поступило извещение о получении покупателем
Если не получено счет-фактуру, покупатель информирует об этом компанию	Что продает товар. При наличии у продавца подтверждения отправки стоит решать вопрос с оператором
Если бланк так и не дошел до адресата, тогда нужно будет выставить счет-фактуру на бумаге	Те бланки, что были выставлены или получены, бухгалтером регистрируются в и Книгах покупок, продаж. Такие документы могут составляться в бумажном или электронном формате

Как осуществить переход?

Стоит выполнить такие действия:

Нужно договориться со второй стороной сделки об обмене счетами-фактурами в электронном виде	Четкой формы такого соглашения не существует
Далее организации должны получить сертификаты ключей цифровой подписи	Если у вас он уже имеется, новый не понадобится. Получить сертификат можно в удостоверяющих центрах, предъявив удостоверение личности и Приказ или доверенность на проставление подписей
Следует подать операторам связи заполненный бланк заявления об участии в ЭДО	Фирма должна быть в перечне доверенных операторов ЭДО (согласно ).В заявлении отражаются такие сведения: название организации; месторасположение фирмы; информация о налоговых структурах; контактные данные; сведения о сертификате ключа подписи
Нужно прописать в	Правила электронного документооборота (относительно счетов-фактур)
Затем стоит учесть затраты (можно при расчетах сумм )	Что возникают при передаче виртуального счета

Учтите, что с 1 января 2019 года вступило в силу положение об обязательном принятии от налогового органа по телекоммуникационному каналу связи электронное требование на подачу документации.

Его получение стоит подтверждать, подписывая электронным видом подписи извещение, а затем направлять такое извещение по тем же каналам через операторов. То есть, в текущем году компаний должны будут переходить на ЭДО.

Возникающие нюансы

Несмотря на тот факт, что при выставлении счета-фактуры в электронной форме стоит придерживаться особых правил, формирование осуществляется аналогично обычным бланкам.

Но как быть с отражением электронного документа в Журнале учета и Книгах покупок и продаж? Как работать в 1С? В чем суть электронной подписи?

Особенности работы с 1С

В программах 1С:

можно формировать, ставить подписи и отправлять, нажав необходимую кнопку;
можно пользоваться любым сертификатом ЭЦП, что признается федеральной налоговой службой;
допускается осуществлять обмен документами;
формировать в автоматическом режиме бланки.

Чтобы подключиться к обмену ЭДО с использованием «1С-Такском», стоит выполнить определенные действия:

Нужно проверить, обновлялась ли программа до той версии, когда возможен обмен электронными документами.
Далее подается заявка на подключение.
После того, как заявка будет обработана, в личном кабинете появится Идентификатор участников обмена ЭДО.
Затем стоит настроить программу.

Остановимся на последнем пункте. Необходимо установить флажки, чтобы можно было использовать только электронный обмен. Появится возможность выбрать команду «Сформировать», «Подписать», «Отправить».

Затем настраивается криптография и осуществляется настройка сертификата электронной подписи, прописывают техническую характеристику программного обеспечения.

Чтобы можно было подписать бланк, нажав одну кнопку, стоит перенести сертификаты электронных подписей в саму программу. Нужно также прописать контрагентов, с которыми вы будете обмениваться счетами-фактурами.

Ведение электронного журнала учета

Регистрация счетов-фактур осуществляется в Журнале учета:

Правила, используемые при этом, едины для обычных документов и электронных. Плательщики имеют право вести учет и сохранять счета в Журнале и и электронного типа.

Раньше нужно было продавцам и покупателям такой документ распечатать по истечению налогового периода. Теперь такое обязательство отсутствует.

В электронном Журнале и Книгах ставится электронная подпись при представлении в налоговую инспекцию. Важный нюанс при регистрации бланков в журнале – есть ли извещение о получении.

Если таковое не имеется, то отражать данные счета-фактуры в отчетности не допускается.

В том случае, когда фирма, что реализует товар, не получила счет-фактуру электронного типа, в 1 и 2 части Журнала учета будут регистрироваться исключительно те бланки, что представлены на бумаге.

Такой документ будет составлен на основании электронного экземпляра (из него переносятся данные).

Как быть с подписью в СФ?

Чтобы плательщик могут предъявить к , электронные бланки должны содержать квалифицированную электронную подпись фирмы, что выступает продавцом.

Налоговая не принимает электронные документы, и соответственно, откажет в возмещении НДС, если подпись не будет проставлена в соответствии с установленными правилами.

Исходя из пункта 1 статьи 169 Налогового кодекса РФ для использования электронных счетов-фактур обмен электронными счетами-фактурами возможно только при соблюдении четырех условий:
есть взаимное согласие на это сторон сделки;
счета-фактуры составляются по установленному формату;
счета-фактуры подписываются усиленной квалифицированной подписью;
стороны имеют совместимые технические средства и возможности для приема и обработки этих счетов-фактур в установленном порядке.

Еще некоторые условия можно найти в Порядке выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (далее – Порядок). При этом с 1 апреля действует новый такой порядок, утвержденный приказом Минфина от 10 ноября 2015 года № 174н. Впрочем, от ранее применявшегося порядка он отличается незначительно, поэтому об изменениях поговорим по ходу дела.
Согласно пункту 1.3 Порядка обмен электронными счетами-фактурами возможнее только по ТКС через оператора электронного документооборота.
Что это означает на практике?
Электронная подпись и формат
Согласно пункту 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ электронный счет-фактура должен быть подписан усиленной квалифицированной подписью руководителя организации или лица, уполномоченного им подписывать счета-фактуры. С 1 апреля 2016 года этому требованию соответствует и Порядок: ранее в нем говорилось просто об электронной цифровой подписи.
Обратите внимание
Формат электронного счета-фактуры установлен приказом ФНС от 04.03.2015 № ММВ-7-6/93@. Только электронный счет-фактура, составленный по такому формату и подписанный усиленной квалифицированной подписью, может служить основанием для вычета покупателем «входного» НДС. И только такие электронные счета-фактуры можно направить в ИФНС по ее требованию по ТКС (письма Минфина от 13.11.2015 № 03-02-08/65721, ФНС от 09.02.2016 № ЕД-4-2/1984@, от 07.09.2015 № ЕД-4-2/15669).
Распечатывать такой электронный счет-фактуру не нужно ни для представления в ИФНС, ни для хранения в течение установленного срока (п. 1.13 Порядка, письмо Минфина от 13.01.2016 № 03-03-06/1/259).
Оператор электронного документооборота и совместимость средств
Оператор электронного документооборота счетов-фактур – организация, которая обеспечивает обмен счетами-фактурами, составленными в электронном виде по установленному формату, между покупателем и продавцом через систему электронного документооборота счетов-фактур.
Система электронного документооборота (ЭДО) счетов-фактур – автоматизированная система (программа, веб-интерфейс), которая позволяет создавать, отправлять и получать счета-фактуры, составленные в электронном виде по установленному формату, через оператора электронного документооборота счетов-фактур.
Реестр доверенных операторов ЭДО можно найти на сайте ФНС www.nalog.ru (Налогообложение в РФ – Представление налоговой и бухгалтерской отчетности – Электронные счета-фактуры – Перечень операторов электронного документооборота).
Выбрать организация может любого из них. И совсем не обязательно, чтобы контрагент, с которым вводится электронный обмен счетами-фактурами обслуживался у того же оператора. Однако следует помнить, что для обмена электронными счетами-фактурами у сторон сделки должны быть совместимые технические средства (п. 1.3 Порядка). Это значит, что они должны быть совместимы у их операторов. Поэтому при выборе оператора ЭДО, следует выяснить, с какими из иных операторов у него есть техническая возможность обмена счетами-фактурами.
В свою очередь новый Порядок предусматривает, что заключая договор с оператором, организация должна, помимо прочего, указать согласна она, или нет, на передачу информации другому оператору (подп. «б» п. 2.1 Порядка).
Конечно, было бы намного проще, если бы покупатели и продавцы могли обмениваться счетами-фактурами в электронной форме напрямую между собой без посредников. Однако операторы ЭДО счетов-фактур решают сразу две задачи.
Обратите внимание
Электронная подпись главного бухгалтера для выставления электронных счетов-фактур не требуется (п. 6 ст. 169 НК РФ).
Во-первых, организации не нужно самостоятельно заботиться о технической разработке средств для приема и обработки электронных счетов-фактур, совместимых со средствами каждого контрагента, с которым переходит на электронный обмен счетами-фактурами. Достаточно лишь установить программу (воспользоваться веб-интерфейсом), предоставленную оператором ЭДО.
Во-вторых, операторы ЭДО формируют технологические документы, которые подтверждают факт обмена (даты отправки, получения и пр.) электронными счетами-фактурами, что, несомненно, важно для исключения споров между налогоплательщиком и ИФНС. На это указывают и сами налоговики (письмо ФНС от 30.04.2015 № БС-18-6/499@).
Согласие сторон сделки
Подтвердить свое согласие на использование электронных счетов-фактур вы или ваш контрагент можете в любой форме. Это может быть специально направленное письмо или же просто тот факт, что вы и ваш контрагент включили друг друга в список контрагентов в системе ЭДО (письмо Минфина от 01.08.2011 № 03-07-09/26).
Действия продавца
Чтобы выставить электронный счет-фактуру в течение пяти календарных дней после отгрузки или получения аванса (п. 2.4 Порядка) продавец должен:
составить электронный счет-фактуру по установленному формату и подписать ее электронной подписью;
отправить покупателю файл счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО.

Далее он получит от оператора ЭДО подтверждение с указанием даты и времени поступления ему файла счета-фактуры, в ответ на которое не позднее следующего рабочего дня должен отправить извещение о том, что подтверждение получено. Согласно новому Порядку после получения этого подтверждения оператора ЭДО счет-фактура уже считается выставленным (п. п. 2.7 Порядка). Ранее продавцу нужно было дождаться получения извещения покупателя о получении файла счета-фактуры. Хотя и прежний порядок предусматривал, что датой выставления электронного счета-фактуры считается дата поступления его файла оператору ЭДО, указанная в подтверждении оператора (п. 1.10 Порядка).
Теперь отправка покупателем извещения о получении счета-фактуры по ТКС через оператора ЭДО лишь предмет договоренности между сторонами сделки (п. 2.9 Порядка). В обязательно порядке этого не требуется.
Выставленный покупателю электронный счет-фактуру нельзя дублировать на бумаге. Но если есть необходимость, например, при техническом сбое у оператора ЭДО, вы можете выставить покупателю счет-фактуру на бумаге вместо электронного счета-фактуры (п. 2.20 Порядка).
В книге продаж электронный счет-фактура регистрируется в общем порядке в том квартале, на который приходится дата отгрузки товаров или получения аванса (п. 2 Правил ведения книги продаж, письмо ФНС от 17.06.2013 № ЕД-4-3/10769).
Действия покупателя
Покупатель получает от оператора ЭДО файл с электронным счетом-фактурой и подтверждение его отправки с указанием ее даты и времени. Не позднее следующего рабочего дня он должен направить оператору извещение о получении подтверждения. Направлять продавцу через оператора ЭДО извещение о получении файла счета-фактуры нужно только в том, случае, если есть такая договоренность с продавцом (п. п. 2.9, 2.12 Порядка).
В книге электронный счет-фактура также регистрируется в общем порядке (п. 1.11 Порядка).
Электронный документооборот при обмене счетами-фактурами совершается по каждому счету-фактуре в отдельности.
Как исправить
Для исправления электронного счета-фактуры покупатель через оператора ЭДО направляет продавцу уведомление об уточнении счета-фактуры. Получив уведомление, продавец исправляет указанные в нем ошибки и направляет покупателю через оператора ЭДО исправленный электронный счет-фактуру (п. 1.12 Порядка). Порядок дальнейших действий сторон идентичен тому, что использовался при отправке первоначального счета-фактуры.
Как совместить бумажные и электронные счета-фактуры
Одномоментно перейти на электронный обмен счетами-фактурами со всеми контрагентами вряд ли получится. А с кем-то может и вовсе не удастся договориться об этом. Ничего страшного в этом нет. Бумажные и электронные счета-фактуры регистрируются в книгах покупок и продаж в общем хронологическом порядке. При выставлении счета-фактуры в электронном виде налогоплательщиком вносится дата поступления файла счета-фактуры оператору ЭДО от продавца, указанная в подтверждении этого оператора. При получении – дата направления покупателю оператором ЭДО файла счета-фактуры продавца, отраженная в подтверждении оператора (Письмо ФНС от 07.05.2014 № ГД-4-3/8815).
Так что обмен электронными счетами-фактурами сначала можно опробовать на ком-то одном из контрагентов, а затем уже договариваться с остальными.
Новые правила гораздо проще ввести и привыкнуть к ним, двигаясь постепенно, не спеша.
Редакция «ПБ» Оксана Доброва

Практическая бухгалтерия