Предоставление жилья работникам предприятия: финансовый аспект. Как прописать в трудовой договор компенсацию стоимости жилья образец Приказ проживания на квартире работодателя

Предоставление жилья работникам: порядок учета в целях исчисления
налога на прибыль

Организации могут приглашать на работу специалистов из других городов и регионов. В таких случаях работнику, как правило, предоставляется жилье либо компенсируются расходы, связанные с переездом, обустройством и проживанием. Как бухгалтеру бюджетной организации учесть такие расходы? Необходимо ли закреплять данную обязанность в трудовом договоре? Ответы на эти и другие вопросы - в предлагаемой статье.

Трудовое законодательство о предоставлении жилья работникам

Согласно ст. 56 ТК РФ трудовой договор представляет собой соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется:

Предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции;

Обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права;

Своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату.

В свою очередь, работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

В статье 58 ТК РФ предусмотрено, что трудовые договоры могут заключаться на неопределенный срок (бессрочный трудовой договор) и на определенный срок - не более пяти лет (срочный трудовой договор). В рамках данной статьи нас будут интересовать нормы, касающиеся срочного трудового договора, так как работников из других городов, как правило, приглашают на определенный срок и для выполнения заранее определенного объема работ. Срочный трудовой договор заключается, когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, а именно в случаях, предусмотренных в ч. 1 ст. 59 ТК РФ.

В соответствии со ст. 169 ТК РФ при переезде работника по предварительной договоренности с работодателем на работу в другую местность работодатель обязан возместить работнику:

Расходы по переезду работника, членов его семьи и провозу имущества (за исключением случаев, когда работодатель предоставляет работнику соответствующие средства передвижения);

Расходы по обустройству на новом месте жительства.

Конкретные размеры возмещения расходов определяются соглашением сторон трудового договора.

Порядок учета расходов на предоставление жилья
в целях исчисления налога на прибыль

Нормы законодательства: вопросы и ответы

Вопрос учета расходов организаций, связанных с предоставлением жилья работникам, является сложным и неоднозначным.

На основании ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной форме, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Согласно п. 4 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относятся, в частности, расходы в виде стоимости бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с законодательством РФ коммунальных услуг, питания и продуктов, жилья. Таким образом, указанный пункт применяется в случае, когда предоставление бесплатного жилья работодателем-организацией предусмотрено законодательством РФ.

А что же делать организации, если предоставление жилья работнику не относится к случаям, предусмотренным законодательством?

По вопросу учета расходов организации на возмещение сотрудникам затрат по найму жилого помещения существует несколько точек зрения. Но есть два момента, которые объединяют эти позиции:

В любом случае обязанность организации возмещать сотруднику такие расходы должна находить отражение в трудовом договоре, заключенном с работником, и (или) коллективном договоре, так как согласно п. 21 ст. 270 НК РФ в составе расходов не учитываются расходы на любые виды вознаграждений, предоставляемых руководству или работникам, помимо вознаграждений, выплачиваемых на основании трудовых договоров (контрактов);

Данные расходы, производимые организацией, должны соответствовать критериям ст. 252 НК РФ, то есть быть экономически обоснованными и документально подтвержденными.

Рассмотрим каждую из существующих позиций подробнее.

Жилье - по нормам!

Суть данной позиции заключается в том, что расходы на оплату жилья учитываются, если подобная обязанность работодателя установлена законодательством РФ. Такая точка зрения находит отражение в письмах УМНС по г. Москве от 02.03.2006 N 20-12/16112С, от 23.01.2004 N 26-12/05110, от 23.10.2003 N 26-12/59507. В этом случае налоговики приводят следующие доводы.

На основании п. 4 ст. 255 НК РФ к расходам на оплату труда относится стоимость бесплатно предоставляемых работникам согласно законодательству РФ коммунальных услуг, питания и продуктов, предоставляемого работникам налогоплательщика в соответствии с установленным законодательством РФ порядком бесплатного жилья.

Таким образом, расходы организации по аренде жилых помещений, понесенные на основании коллективного договора в пользу работников, подлежат учету в целях налогообложения прибыли только при условии, что они осуществлены согласно законодательству РФ.

Следовательно, если законодательством РФ не предусмотрена для данной категории организаций обязанность по предоставлению своим работникам бесплатного жилья, то эти расходы не учитываются в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль в соответствии с п. 29 и 49 ст. 270 НК РФ.

Пример 1.
Образовательное учреждение пригласило для работы иностранного преподавателя. Учитываются ли в целях налогообложения прибыли расходы, связанные с его переездом, обустройством и проживанием, если они предусмотрены срочным трудовым договором?

На основании п. 5 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ “О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации“ приглашающей стороной предоставляются гарантии материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранного гражданина на период его пребывания в РФ. Порядок предоставления указанных гарантий устанавливается Правительством РФ.

Постановлением Правительства РФ от 24.03.2003 N 167 “О порядке представления гарантий материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранных граждан и лиц без гражданства на период их пребывания в Российской Федерации“ утверждено Положение о представлении гарантий материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранных граждан и лиц без гражданства на период их пребывания в РФ (далее - Положение).

Согласно пп. “г“ п. 3 Положения гарантиями материального, медицинского и жилищного обеспечения иностранного гражданина на период его пребывания в РФ являются гарантийные письма приглашающей стороны о принятии на себя обязательств жилищного обеспечения приглашающей стороной иностранного гражданина на основании социальной нормы площади жилья, установленной органом государственной власти соответствующего субъекта РФ.

Таким образом, затраты, связанные с оплатой проживания приглашенного иностранного преподавателя, независимо от наличия данного условия в заключенном с ним срочном трудовом договоре не подпадают под действие п. 4 ст. 255 НК РФ.

Предоставление жилья - неденежная форма выплаты дохода

Суть данной позиции заключается в том, что расходы организации на возмещение сотрудникам затрат по найму жилого помещения учитываются в целях исчисления налога на прибыль, причем это признается выплатой дохода сотруднику в неденежной форме и не может превышать 20% от суммы заработной платы. Данная точка зрения находит отражение в письмах Минфина РФ от 28.05.2008 N 03-04-06-01/142, от 18.12.2007 N 03-03-06/1/874, от 22.02.2007 N 03-03-06/1/115, от 22.03.2006 N 03-03-04/1/272, от 21.12.2006 N 03-03-04/1/851, УФНС по г. Москве от 18.02.2008 N 20-12/015139, от 16.04.2007 N 20-12/035156. В этом случае контролирующие органы приводят следующие доводы.

В статье 255 НК РФ указано, что в расходы налогоплательщика на оплату труда включаются любые начисления работникам в денежной и (или) натуральной формах, стимулирующие начисления и надбавки, компенсационные начисления, связанные с режимом работы или условиями труда, премии и единовременные поощрительные начисления, расходы, связанные с содержанием этих работников, предусмотренные нормами законодательства РФ, трудовыми договорами (контрактами) и (или) коллективными договорами.

Определение заработной платы приведено в ст. 129 ТК РФ. Заработная плата (оплата труда) работника - вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). То есть заработная плата включает в себя вознаграждение за труд, компенсационные и стимулирующие выплаты. Следовательно, суммы возмещения работнику затрат по договору найма жилого помещения включаются в состав заработной платы.

На основании ст. 131 ТК РФ выплата заработной платы производится в денежной форме в валюте РФ (в рублях).

В соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам РФ. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы.

Учитывая изложенное, компенсации оплаты жилья следует включать в состав зарплаты. При этом размер данных компенсаций не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы.

При этом в Письме от 18.12.2007 N 03-03-06/1/874 Минфин обращает внимание налогоплательщиков на то, что при исчислении размера выплат, которые в соответствии с законодательством РФ организация может производить в неденежной форме, следует исходить из того, что размер оплаты труда считается установленным, если из условий трудового договора можно достоверно определить, какая сумма заработной платы причитается работнику за фактически выполненный объем работы.

Объединить первые две позиции, на наш взгляд, можно следующим образом, и подтверждением тому могут служить письма Минфина РФ от 22.02.2007 N 03-03-06/1/115, УФНС по г. Москве от 18.02.2008 N 20-12/015139, от 16.04.2007 N 20-12/035156: расходы на оплату найма жилого помещения включаются организацией в состав расходов по налогу на прибыль в том случае, если такая обязанность установлена для организации в соответствии с законодательством РФ. Иначе, в случае если организация в соответствии с законодательством РФ не обязана предоставлять работникам жилье, она может учесть данные расходы в составе заработной платы, но в таком случае эти расходы не могут превышать 20% от начисленной работнику заработной платы.

Пример 2.
Воспользуемся условиями примера 1. Как можно учесть расходы на предоставление жилья иностранному преподавателю в целях исчисления налога на прибыль?

В соответствии с коллективным или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам РФ. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ).

Следовательно, при условии документального подтверждения расходы на оплату труда иностранного сотрудника в виде оплаты проживания в арендованной квартире (если такая форма оплаты предусмотрена трудовым и (или) коллективным договорами) учитываются для целей налогообложения прибыли в составе расходов на оплату труда в размере, не превышающем 20% от суммы заработной платы.

Трудовой договор, коллективный договор, статья 252 НК РФ

Согласно приведенной точке зрения нет иных условий для принятия к учету расходов организации на оплату жилья сотрудникам, кроме закрепления данной обязанности организации в трудовом (коллективном) договоре и соответствия произведенных расходов ст. 252 НК РФ (письма Минфина РФ от 14.03.2006 N 03-03-04/2/72, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/446). Финансисты приводят следующие доводы.

Согласно п. 25 ст. 255 НК РФ в расходы налогоплательщика на оплату труда могут включаться любые виды расходов, произведенных в пользу работника, предусмотренные трудовым и (или) коллективным договорами.

Исходя из изложенного расходы на оплату жилья сотрудников, предусмотренные в трудовых договорах, могут учитываться при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций.

В случаях, когда расходы в виде компенсации работникам (как российским, так и иностранным гражданам) за аренду жилья документально не подтверждены, они не признаются в качестве таковых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций (Письмо Минфина РФ от 27.08.2008 N 03-03-06/2/109).

Таким образом, при предоставлении работникам бесплатного жилья вопрос об учете рассматриваемых расходов для целей налогообложения является весьма спорным. Выбирая тот или иной вариант поведения, налогоплательщики должны учитывать все возможные последствия, в том числе негативные.

Дополнительное соглашение к трудовому договору о компенсации работнику расходов по найму жилья [место заключения соглашения] [число, месяц, год] [Полное наименование работодателя], в лице [должность, Ф. И. О.], действующего на основании [наименование документа, подтверждающего полномочия], именуемое в дальнейшем «Работодатель», с одной стороны и [Ф. И. О. работника], в дальнейшем именуемый «Работник», а совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем: 1. Работодатель обязуется ежемесячно компенсировать Работнику расходы по найму жилья в размере [сумма цифрами и прописью] рублей. 2. Размер компенсации может быть изменен в связи повышением размера платы за жилое помещение. 3. Выплата компенсации расходов по найму жилого помещения, указанного в п. 1 настоящего соглашения, производится не позднее [значение] числа каждого месяца. 4.

Как производится компенсация сотруднику за найм жилого помещения?

Вопрос Доброе время суток!!! Помогите разобраться, работник написал заявление руководителю о компенсации 50% за найм квартиры у физического лица, руководитель согласен компенсировать 50%, но не более 10000 руб. По моему мнению есть два варианта!. Я оформляю доп соглашение к трудовому договору, но работник должен подтвердить затраты,т.е. должен быть договор найма между ним и др. физ лицом и расписки в передаче -получении денег. Физ лицо само уплачивает НДФЛ. Правильно.2. Заключить договор аренда между Компанией и физ.лицом и компания сама перечисляет 10000 руб, (должна накручивать НДФЛ) физ лицу.Правильно.А какой вариант лучше для компании.
Помогите разобраться. Разобраться и как правильно оформить. Спасибо Ответ Ответ на вопрос: Частичная компенсация арендной платы – это возмещение работнику затрат на аренду жилья по договору аренды (найма) жилья.

Как оформляется компенсация аренды жилья сотрудникам

При получении работником от организации права безвозмездного пользования квартирой и оплаты расходов, связанных с ее содержанием, включая коммунальные услуги, налоговая база определяется в соответствии с п. 1 ст. 211 Кодекса как стоимость этих товаров (работ, услуг), подлежащая обложению налогом на доходы физических лиц в установленном порядке. При этом исчисление сумм налога, согласно п. 3 ст. 226 Кодекса, производится налоговыми агентами нарастающим итогом с начала налогового периода по итогам каждого месяца применительно ко всем доходам, в отношении которых применяется налоговая ставка, установленная п. 1 ст. 224 Кодекса, начисленным налогоплательщику за данный период, с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога. Заместитель директора Департамента налоговой и таможенно-тарифной политики С.В.РАЗГУЛИН 07.09.2012 3.

Аренда квартир для сотрудников

Инфо

Компенсация выплачивается работнику на основании предоставленного работником договора аренды (найма)жилого помещения, в котором в качестве арендатора назван Работник. Компенсация в указанных размерах выплачивается работодателем только в том случае, если площадь арендованного жилого помещения не превышает 25 кв.м. на 1 проживающего, включая и самого работника. Если размер жилого помещения превышает указанную норму, то работодатель выплачивает работнику пропорциональную компенсацию только за ту часть помещения, площадь которого находится в пределах указанной нормы.

Оплата жилья — компенсация или зарплата?

В силу п. 1 ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме, или право на распоряжение, которыми у него возникло. В соответствии с пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ к доходам, полученным налогоплательщиком в натуральной форме, в частности, относится оплата (полностью или частично) за него организациями товаров (работ, услуг) или имущественных прав, в том числе коммунальных услуг, питания, отдыха, обучения в интересах налогоплательщика. Таким образом, если организация арендует жилье для своих работников или возмещает какую-либо часть оплаты за аренду жилья, у работников образуется экономическая выгода (доход).

Следовательно, суммы оплаты работодателем за работников части платы за жилое помещение подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц (данных работников).

Основание этого метода – отрицание того, что траты на аренду квартиры являются оплатой труда сотрудника. Одновременно с этим утверждается, что траты являются обоснованными. Оправданность расходов обусловлена тем, что без них компания не сможет нормально функционировать.

В рамках второго подхода все траты учитываются в прочих расходах. Учет расходов производится в полном объеме. Дохода в натуральной форме в данном случае у сотрудника не образуется. Следовательно, не происходит и удержания НДФЛ. Данный метод вполне можно обосновать.
Уже возникали соответствующие прецеденты. Суды часто поддерживают такую позицию компании на основании того, что расходы связаны с интересами производства и не являются составляющей оплаты труда. К СВЕДЕНИЮ! В данном случае не происходит также начисления страховых взносов.

Как прописать в трудовой договор компенсацию стоимости жилья образец

На этой странице:

• В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы
• Особенности оплаты аренды
• Документы, нужные для возмещения трат
• Как отразить траты на аренду в целях налогообложения
• Особенности начисления страховых взносов

В некоторых случаях работодатель обязан возмещать затраты на аренду жилья, которое снимает сотрудник. Сопутствующие расходы предполагают особое налогообложение и учет. В каких случаях траты на аренду жилья будут компенсированы Основания для компенсации изложены в статье 169 ТК РФ.
В частности, траты возмещаются в том случае, если сотрудник по предварительному согласованию с работодателем переезжает в другую местность. Переезд будет связан именно с рабочей необходимостью.
В соответствии со статьей 129 Трудового кодекса РФ заработная плата — вознаграждение за труд в зависимости от квалификации работника, сложности, количества, качества и условий выполняемой работы, а также компенсационные выплаты (доплаты и надбавки компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, работу в особых климатических условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, и иные выплаты компенсационного характера) и стимулирующие выплаты (доплаты и надбавки стимулирующего характера, премии и иные поощрительные выплаты). Согласно статье 131 Трудового кодекса РФ в соответствии с коллективным договором или трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству Российской Федерации и международным договорам Российской Федерации.
Формы документов: ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № 1к трудовому договору от 18 января 2010 г. № 7 г. Москва 22.03.2012 «Альфа», именуемая в дальнейшем «Работодатель», в лице директора Львова АлександраВладимировича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и кассир Дежнева АннаВасильевна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, договорились внести втрудовой договор от 18 января 2010 г. № 7 следующие изменения: 1. Дополнить Трудовой договор от 18 января 2010 г. № 7 пунктом 4.7.
в следующейредакции: «Работодатель компенсирует работнику 50% от арендной платы за наем жилого помещения для проживания работника и членов его семьи. Сумма компенсации, предоставляемая согласно данного пункта подлежит обложению НДФЛ, который работодатель. как налоговый агент удерживает из заработной платы работника, начисленной в денежной форме.
Такой вывод следует из статьи 72 Трудового кодекса РФ и подтверждается письмом Роструда от 20 ноября 2006 г. № 1904-6-1. Дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора. Поэтому его составьте в двух экземплярах – по одному для каждой из сторон. Факт того, что сотрудник получил свой экземпляр дополнительного соглашения, подтвердит его подпись на экземпляре работодателя. Такой вывод позволяет сделать часть 1 статьи 67 Трудового кодекса РФ. Если в организации ведется журнал учета трудовых договоров, то зафиксируйте в нем выдачу сотруднику его экземпляра дополнительного соглашения.
Пример оформления изменения обязательных условий трудового договора В организации имеется вакантная должность бухгалтера, на которую переводят кассира А.В. Дежневу. Для внесения изменений в трудовой договор с Дежневой оформлено оформлено дополнительное соглашение.
Подробности в материалах Системы: 1.Ответ: Как изменить трудовой договор Основания для изменения трудового договора Необходимость внести изменения в трудовой договор возникает в случаях, когда меняются содержащиеся в нем сведения или условия. При этом не важно, какие условия трудового договора меняются: обязательные или дополнительные. Внести изменения в трудовой договор можно только при обоюдном согласии его сторон (ст. 72

Если компания приглашает иногороднего сотрудника на работу, то не редко ей приходится предоставлять ему жилье. Эти расходы могут составить приличную сумму и, понятно, что компания заинтересована отнести их на уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль. Может ли она это сделать безболезненно? В статье поговорим о том, как учесть аренду жилья для работника или возмещение ему расходов на наем жилья для целей налогообложения.

Условия для включения в состав расходов оплаты аренды жилья для сотрудника

Для того, чтобы организация могла учесть в составе расходов суммы аренды жилья для сотрудника, необходимо выполнение двух условий:

• предоставление жилья сотруднику должно быть предусмотрено трудовым договором;
• сумма арендной платы, как доход в натуральной форме, должна являться составной частью заработной платы сотрудника.

Если организация компенсирует непосредственно сотруднику арендную плату, которую он самостоятельно уплачивает арендодателю за съемное жилье, то согласно официальному мнению, подобные выплаты не являются оплатой за выполнение трудовых функций и, соответственно, на основании п. 29 ст. 270 НК РФ не учитываются в целях налогообложения прибыли. Эта позиция выражена в Письмах ФНС РФ от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6 , Минфина РФ , от 22.10.2013 № 03-04-06/44206 , от 30.09.2013 № 03-03-06/1/40369 , от 04.04.2013 № 03-04-06/11060 .

Систематизируйте или обновите знания, получите практические навыки и найдите ответы на свои вопросы на в Школе бухгалтера. Курсы разработаны с учетом профстандарта «Бухгалтер». Документы, подтверждающие затраты организации на оплату проживания сотрудника:

• трудовой договор, который предусматривает оплату организацией проживания сотрудника;
• договор аренды жилья;
• платежное поручение на перечисление арендной платы.

Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при ОСНО

Доля заработной платы, выплачиваемая в натуральной форме, не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы (ст. 131 ТК РФ). Поэтому затраты организации на оплату арендованного жилья для сотрудника могут быть учтены в составе расходов на оплату труда, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором.

Учет в налоговых расходах оплаты аренды жилья для сотрудника при УСН

Согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, при расчете единого налога, уплачиваемого в связи с применением УСН, организации могут уменьшить полученные доходы на расходы на оплату труда. При этом расходы на оплату труда принимаются в порядке, предусмотренном ст. 255 НК РФ, то есть, аналогичном, как и для расчета налога на прибыль организаций (п. 2 ст. 346.16 НК РФ).

Следовательно, расходы организации, применяющей УСН, связанные с оплатой аренды жилья за сотрудника, являются частью заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, которая учитывается при определении налоговой базы по налогу, уплачиваемому в связи с применением УСН, в размере, не превышающем 20% от начисленной месячной заработной платы этого сотрудника, с учетом премий и надбавок, при условии, что это предусмотрено трудовым договором. Данная позиция отражена в письмах Минфина РФ от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880 , от 14.07.2017 № 03-11-06/2/45197 , от 15.12.2015 № 03-11-06/2/73266 .

НДФЛ с доходов сотрудника в натуральной форме

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ, при определении налоговой базы по НДФЛ, учитываются все доходы, полученные сотрудником, как в денежной, так и в натуральной формах. К доходам, полученным в натуральной форме, относится оплата (полностью или частично) организацией за сотрудника товаров (работ, услуг) или имущественных прав (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Следовательно, часть заработной платы, выплаченная сотруднику в натуральной форме, путем оплаты за него стоимости аренды, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Организация, независимо от применяемой ею системы налогообложения, является налоговым агентом по НДФЛ, поэтому она обязана исчислить, удержать и уплатить в бюджет НДФЛ. Налоговой базой для расчета НДФЛ, в данном случае, является сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за сотрудника. Ставка НДФЛ с дохода в натуральной форме, применяется та же, что и к заработной плате в денежной форме.

Датой получения дохода в натуральной форме является дата оплаты арендодателю арендной платы (пп. 2 п. 1 ст. 223 НК РФ). НДФЛ с заработной платы, выплачиваемой в натуральной форме, может быть удержан при фактической выплате сотруднику заработной платы в денежной форме (п. 4 ст. 226 НК РФ) (Письма Минфина РФ от 23.01.2018 № 03-04-06/3201 , от 12.01.2018 № 03-03-06/1/823 , от 03.10.2017 № 03-04-06/64421).

Страховые взносы с доходов сотрудника в натуральной форме

Сумма арендной платы, уплачиваемая организацией за аренду жилья для сотрудника, подлежит обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке, как выплата в рамках трудовых отношений (Письма Минфина РФ от 19.02.2018 № 03-04-06/10129 , Минтруда РФ от 02.03.2016 № 17-3/В-84).

Бухгалтерский учет оплаты аренды жилья для сотрудника

Согласно Инструкции по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом МФ РФ от 31.10.2000 № 94н , расходы на оплату труда, в том числе в натуральной форме, отражаются с использованием счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». Перечисление арендной платы арендодателю отражается по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В бухгалтерском учете расходы организации на оплату аренды жилья для сотрудника отражают следующим образом:

Д 76 К 51 — Перечислены денежные средства арендодателю за аренду жилья

Д 70 К 76 — Оплата стоимости аренды жилья учтена в составе заработной платы

Д 26 (20, 44) К 70 — Заработная плата учтена в составе затрат

Д 26 (20, 44) К 69 — Начислены страховые взносы на заработную плату

Д 70 К 68.2 — Удержан НДФЛ при выплате заработной платы

Заполнение расчета 6-НДФЛ и справки 2-НДФЛ при выплате дохода сотруднику в натуральной форме

Заполнение расчета по форме 6-НДФЛ при выплате сотруднику дохода в натуральной форме рассмотрено в Письмах ФНС РФ от 09.08.2016 № ГД-3-11/3605@ , от 28.03.2016 № БС-4-11/5278@ . Расчет заполняется следующим образом:

Раздел 1 расчета 6-НДФЛ

Строка 020 — сумма дохода в натуральной форме (сумма арендной платы)

Строка 040 — сумма НДФЛ, исчисленная с дохода в натуральной форме

Строка 070 — сумма НДФЛ, удержанная из дохода сотрудника, полученного в денежной форме

Если остается сумма НДФЛ, не удержанная налоговым агентом, то она указывается по строке 080.

Раздел 2 расчета 6-НДФЛ

Строка 100 — дата получения дохода в натуральной форме (день перечисления арендной платы арендодателю)

Строка 110 — дата выплаты дохода в денежной форме (день фактической выплаты заработной платы)

Строка 120 — первый рабочий день, следующий за днем фактической выплаты заработной платы (п. 6 ст. 226 НК РФ)

Строка 130 — сумма дохода, полученного в натуральной форме

Строка 140 — сумма НДФЛ, удержанного с дохода в натуральной форме

В справке 2-НДФЛ доход сотрудника в натуральной форме отражается в том месяце, когда указанный доход передан сотруднику, с кодом дохода — 2530 «Оплата труда в натуральной форме».

В соответствии с п. 1 ст. 230 НК РФ, в справке 2-НДФЛ указываются коды доходов и вычетов в соответствии с Приказом ФНС РФ от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387 :

• в Приложении № 1 — коды видов доходов
• в Приложении № 2 — коды видов вычетов

Пример: заработная плата сотрудника составляет 50 000 рублей в месяц. Срок выплаты заработной платы 10 числа месяца, следующего за оплачиваемым месяцем. Организация ежемесячно 5 числа оплачивает за сотрудника аренду жилья в сумме 18 000 рублей.

В бухгалтерском учете, в составе расходов, организация учитывает в полной сумме выплату дохода сотрудника в натуральной форме (18 000 рублей).

В налоговом учете, в составе расходов, организация учитывает выплату дохода сотрудника в натуральной форме, в следующем размере:

50 000 рублей х 20 % = 10 000 рублей

То есть, из 18 000 рублей арендной платы, в налоговые расходы можно включить только 10 000 рублей. Следовательно, общая сумма заработной платы сотрудника, выплачиваемая, как в натуральной, так и денежной формах, в состав налоговых расходов организации, включается в размере 42 000 рублей.

Заполнение расчета 6-НДФЛ

Строка 020 — 18 000

Строка 040 — 2 340

Строка 070 — 2 340

Строка 100 — 05.месяц.год

Строка 110 — 10.месяц.год

Строка 120 — 11.месяц.год

Строка 130 — 18 000

Строка 140 — 2 340

Для отображения формы необходимо включить JavaScript в вашем браузере и обновить страницу.

Мы благодарим бухгалтера Светлану Костыренко (Республика Коми, г. Усинск) за предложенную тему статьи.

Руководители организаций который год жалуются на дефицит квалифицированных сотрудников. Вот и приходится «выписывать» работников из других регионов и из-за рубежа. А порой еще и предоставлять им жилье, для чего работодатели снимают квартиры или комнаты. Поговорим о том, как учесть аренду жилья для работника или возмещение ему расходов на наем жилья для целей налогообложения.

Организация сама оплачивает аренду напрямую собственнику жилья

Здесь возможны два подхода.

ПОДХОД 1 (безопасный, но не самый выгодный)

Контролирующие органы считают, что расходы на аренду - это оплата труда в натуральной форме, которая образует доход работника. Поэтому обязанность обеспечить работника жильем должна быть прописана в трудовом договоре с ним.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Если договор аренды с собственником жилья будет заключен на год или более, то его нужно будет регистрировать в органе Рос-ре-естр ап. 2 ст. 651 ГК РФ .

При этом в соответствии с ТК РФ часть оплаты труда, выплаченная в натуральной форме, не может превышать 20% от суммы зарплаты сотрудник аст. 131 ТК РФ . И по мнению Минфина, из всех трат на аренду квартиры в «прибыльных» расходах компания может признать в качестве расходов на оплату труда только сумму, не превышающую указанный лими тст. 255 НК РФ ; Письма Минфина от 19.03.2013 № 03-03-06/1/8392 , от 02.05.2012 № 03-03-06/1/216 , от 28.10.2010 № 03-03-06/1/671 , от 17.01.2011 № 03-04-06/6-1 .

Хотя однажды суд признал, что такие расходы можно учесть для целей налогообложения прибыли полностью. ФАС Центрального округа указал на то, что расходы были направлены на обеспечение производственного процесса и без них приглашенные издалека сотрудники не смогли бы выполнять свои трудовые обязанности. А также отметил, что нормы ТК не могут регулировать налоговые отношения и довод о 20%-м ограничении неправомерен. Ведь перечень расходов в пользу работника, которые можно учесть при расчете налога на прибыль, является открыты мПостановление ФАС ЦО от 29.09.2010 № А23-5464/2009А-14-233 .

Доход работника в виде уплачиваемой за него арендной платы должен облагаться НДФ Лподп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ ; п. 2 Письма Минфина от 07.09.2012 № 03-04-06/8-272 ; Письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-04-06/25983 . Поэтому из денежных доходов работника придется удерживать нало гпп. 1, 2 ст. 226 НК РФ .

Не забудьте о том, что, оплачивая аренду напрямую собственнику жилья, являющемуся физическим лицом - непредпринимателем, ваша компания в любом случае становится налоговым агентом и в отношении доходов, полученных арендодателем, поэтому должна удержать из них НДФЛп. 5 ст. 3 , пп. 1, 4 ст. 226 , подп. 1 п. 1 , п. 2 ст. 227 НК РФ ; Письмо Минфина от 29.04.2011 № 03-04-05/3-314 .

Также сумму арендной платы нужно будет включить в базу по страховым взносам. Так как она формирует «натуральный» доход работника, полученный им в рамках трудовых отношени йч. 1 ст. 7 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее - Закон № 212-ФЗ) .

Что касается бухучета, то для отражения операций, связанных с арендой жилья, надо будет сделать следующие проводки.

Но конечно, подход 1 очень неоднозначный. И если вы готовы отстаивать свое мнение перед контролирующими органами, изучайте подход 2.

Его суть заключается в том, что расходы на аренду квартиры - это не оплата труда работника. Но несмотря на это, такие затраты обоснованны и экономически оправданны. Без них работодатель не сможет нормально организовать производственный процесс.

Тогда для целей налогообложения прибыли учесть расходы в виде арендной платы можно в полном объеме в составе прочих расходо вподп. 10 , 49 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Постановление ФАС ЦО от 15.02.2012 № А35-1939/2010 .

Дохода у работника не возникает, и НДФЛ с него удерживать не надо. Эту точку зрения, кстати, поддерживают и суд ып. 2 Постановления ФАС ЗСО от 02.09.2011 № А70-10656/2010 ; Постановление ФАС МО от 21.03.2011 № КА-А40/1449-11 . При этом однажды суд отметил, что такие арендные платежи совершаются в интересах организации и не связаны с системой оплаты труд аПостановление ФАС УО от 08.06.2012 № Ф09-3304/12 .

Страховые взносы начислять не надо все по той же причине: предоставление работнику жилья не является вознаграждением за труд.

ВЫВОД

Если спорить с налоговиками вы не любите и подход 2 применять не готовы, то вам будет проще увеличить сотруднику зарплату на сумму арендного платежа. И пусть он сам платит за свое арендованное жилье. Конечно, с этой суммы придется удерживать НДФЛ и платить страховые взносы, зато не будет проблем с признанием ее в «прибыльных» расходах.

Организация возмещает работнику расходы на аренду

Для того чтобы подтвердить обоснованность расходов на возмещение, у вас должны быть:

• копия договора аренды между работником и собственником жилья;
• копии платежных документов по арендной плате за жилье (например, расписок арендодателя о получении денег).

Кроме того, обязанность возместить работнику арендные расходы должна быть указана в трудовом договоре с ним.

В такой ситуации тоже существует два подхода к тому, как это должно быть отражено в налоговом учете.

ПОДХОД 1 (безопасный, но невыгодный)

Он заключается в том, что такое возмещение не является компенсацией, которую работодатель обязан предоставлять работнику по ТК. А значит, все это - «благотворительность» организации в пользу работника.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Даже если организация будет возмещать работнику расходы на наем жилья в соответствии с трудовым договором, налоговики могут исключить эти суммы из «прибыльных» расходов. Поэтому безопаснее самим арендовать помещения для обеспечения работников жильем.

Тогда возмещаемые работнику расходы на аренду нельзя учесть в уменьшение базы по налогу на прибыл ьп. 29 ст. 270 НК РФ ; п. 1 Письма Минфина от 17.03.2009 № 03-03-06/1/155 ; п. 2 Письма ФНС от 12.01.2009 № ВЕ-22-3/6@ .

Сумма возмещения должна облагаться НДФЛ, так как в числе не облагаемых этим налогом выплат такое возмещение не поименован оПисьмо Минфина от 15.05.2013 № 03-03-06/1/16789 .

Страховые взносы на сумму возмещения придется начислить, так как оно выплачивается в рамках трудовых отношени йч. 1 ст. 7 Закона № 212-ФЗ ; п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.98 № 125-ФЗ ; Письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985 ; п. 3 Письма Минздравсоцразвития от 05.08.2010 № 2519-19 . Однажды к такому выводу пришел и суд, поддержав ФССПостановление 16 ААС от 06.02.2013 № А63-13026/2012 .

В бухгалтерском учете будут следующие проводки.

ПОДХОД 2 (рискованный, но выгодный)

Он противоположен предыдущему подходу: возмещение расходов на аренду жилья - это законодательно установленная компенсация. Ведь в соответствии с ТК РФ при переезде работника в другую местность по согласованию с работодателем последний должен обеспечить сотрудника подъемными в пределах норм, установленных договором. Причем трудовой договор должен быть заключен до переезда работника к месту работ ы